Какво представлява управлението на данни за защитата?

Управлението на данните е от значение за защитата, тъй като предоставя на организациите единен подход за идентифициране на чувствителни данни, тяхната защита, контрол на достъпа до тях и наблюдение на начина, по който се използват. След като тази основа бъде изградена, екипите по защитата могат да намалят риска в сложни среди, които включват облачни услуги, локални системи, SaaS приложения, крайни устройства и инструменти за изкуствен интелект.

Ефективното управление на данните помага на екипите по защита да намалят риска от нарушения на сигурността на данните, кибератаки и вътрешни заплахи, като улеснява откриването, класифицирането, защитата и проследяването на чувствителните данни. То също така намалява риска от непреднамерено разкриване на информация чрез прилагане на ясни мерки за контрол на достъпа и спазване на правилата, което намалява вероятността данните да бъдат споделяни извън необходимия обхват или да се обработват извън одобрените граници.

С разширяването на използването на облачни услуги, SaaS платформи и приложения за ИИ в организациите, управлението осигурява обща рамка за практиките по защита и съответствие във всички тези среди. Тази последователност помага на екипите да управляват рисковете, свързани с данните, без да се налага да разчитат на различни правила за всяка система или работен процес.

Основни предимства за екипите по защитата

Една добре структурирана програма за управление може да помогне на организациите да:

• Намалят риска от пробиви в защитата и вътрешна информация, като идентифицират, защитават и наблюдават чувствителните данни.
• Предотвратяват случайното излагане и прекомерното споделяне чрез силни контроли за достъп и налагане на правила.
• Поддържат приемането на облачни услуги, SaaS и ИИ чрез прилагане на стандартизирани практики за защита и съответствие в среди.
• Подсилят съответствието и готовността за проверка чрез съгласуване на обработката на данни с правните, регулаторните и отрасловите изисквания.
• Подобрят отговора на инциденти при инциденти, като направят достъпа до данните и използването по-лесни за проследяване по време на разследванията.
• Изграждат доверие в данните за бизнеса и ИИ, така че екипите да могат да вземат решения с повече увереност.
• Увеличат оперативната ефективност чрез по-автоматизирани и стандартизирани контроли.

Без ясна организационна структура екипите по защитата често прекарват повече време в опити да открият чувствителни данни, да установят кой има достъп до тях и да проследят как информацията се прехвърля между системите. С въвеждането на система за управление те разполагат с по-солидна основа за защита, разследвания, проверки за съответствие и ежедневно вземане на решения.

Една съвременна програма за управление на данните, ориентирана към защитата, се нуждае от две неща:

• Ясен цикъл на работа, описващ начина, по който се осъществява управлението.
• Набор от основни приоритетни области, които насочват ежедневните решения.

Заедно тези елементи помагат на организациите да идентифицират, класифицират, защитят и наблюдават чувствителните данни в цялата компания.

Една практична рамка започва с повтарящ се жизнен цикъл. Всеки етап надгражда този преди него, като дава на екипите по защитата структуриран начин за управление на риска за данните с течение на времето.

1. Определяне на правила и стандарти

Определете правила за класифицирането, достъпа, споделянето, съхранението и защитата на чувствителните данни, като от самото начало се заложат изисквания за сигурност и съответствие.

2. Въвеждане на мерки за сигурност и управление

Приложете тези правила на практика чрез технически контролни мерки, ограничения на достъпа, обозначаване и прилагане на правилата във всички системи и работни процеси.

3. Следете потреблението на данни и рисковете

Проследявайте къде се прехвърлят чувствителните данни, как се използват и къде може да възникват рискови дейности или отклонения от правилата.

4. Разследване и отстраняване на инциденти

Проверявайте проблемите, проследявайте дейностите, ограничавайте рисковете и отстранявайте пропуските в достъпа, работата с данните или контрола.

5. Повтаряйте и усъвършенствайте

Усъвършенствайте правилата, контролните механизми и процесите в съответствие с промените в заплахите, бизнес нуждите, технологиите и нормативните изисквания.

Развитието на управлението на данните помага на организациите да оценят настоящата си програма през призмата на защитата – от спорадични, реактивни контролни мерки до по-проактивна рамка за защита. Това предоставя на екипите практичен начин да разберат къде се намират в момента и какво трябва да подобрят в бъдеще.

При прегледа на зрелостта трябва да се обърне специално внимание на областите, които оказват най-голямо влияние върху риска, свързан с данните, и надзора. Това включва способността на организацията да открива чувствителни данни, да прилага контрол на достъпа, да реагира на инциденти и да следи за съответствие във времето.

Въпросите, които трябва да зададете, включват:

• Чувствителните данни класифицират ли се по един и същ начин във всички среди?
• Прилагат ли се правилата за достъп по ясен начин и спазват ли се те, като се има предвид принципът на минималните права?
• Могат ли екипите да наблюдават постоянно рисковите действия, свързани с данните, и възникващите заплахи?
• Провеждат ли се ревизиите и процесите за отговор на инциденти редовно, проследимо и навременно?

С развитието на програмата целите, свързани със защитата, трябва да стават по-последователни и по-лесни за измерване. Общите цели включват:

• Единна класификация на чувствителните данни във всички среди, така че един и същ тип информация да се обработва по един и същ начин
• Автоматизирано прилагане на принципа на минималните права и правилата за достъп с цел намаляване на ненужния достъп и ограничаване на отклоненията от правилата
• Непрекъснато наблюдение за рискови модели на поведение на данните и заплахи, за да могат проблемите да бъдат откривани по-рано

Редовни проверки и бърза, проследим отговор на инциденти в подкрепа на разследвания, отчетност и проверки за съответствие.

Моделът за зрялост може да помогне за оценка на напредъка, определяне на приоритетите при инвестициите в сигурност и ясно представяне на подобренията пред ръководството. Това също така предоставя на екипите обща рамка за вземане на решения кои пропуски да се отстранят на първо място и как да се измерва промяната във времето.

Зрелостта в управлението на данните не е еднократен етап. Програмите трябва да се преразглеждат и усъвършенстват в съответствие с промените в заплахите, технологиите и нормативната уредба, така че мерките за защита и практиките за управление да продължават да отговарят на актуалните рискове.

Управлението на данни, защитата на данните и съответствието са тясно свързани, но не са едни и същи. Управлението на данните определя начина, по който данните се организират, притежават и управляват в цялата компания. Защитата на данните включва прилагането на технически и процедурни мерки за контрол с цел защита на тези данни. Спазването на изискванията гарантира, че тези практики за управление и защита са в съответствие с правните, регулаторните и отрасловите изисквания.

Управлението на данните определя структурата на данните. В него се определя кой е собственик на данните, как трябва да се класифицират, как трябва да се обработват и какви стандарти се прилагат в цялата организация. За екипите по защитата управлението осигурява оперативен модел за последователно управление на чувствителна информация.

Защитата на данните прилага тези правила на практика чрез контролни механизми, които спомагат за защитата на чувствителната информация от загуба, злоупотреба или неразрешен достъп. Често срещаните примери включват DLP, управление на правата за достъп до информация (IRM), етикети за чувствителност, управление на положението на защитата на данни (DSPM) и контроли за вътрешен риск. Тези мерки спомагат за намаляване на рисковете, свързани с облачните услуги, локалните системи, крайните устройства, приложенията и работните процеси с ИИ.

Съответствието се фокусира върху това дали практиките за обработка на данни отговарят на външни и вътрешни изисквания. Това включва нормативни рамки като GDPR и HIPAA, както и фирмени правила и изисквания за одит. На практика съответствието зависи както от доброто управление, така и от строгите мерки за защита.

Тези три дисциплини дават най-добри резултати, когато са съгласувани:

• Управлението определя как трябва да бъдат организирани, притежавани и управлявани данните.
• Защитата прилага контроли за защита на тези данни при ежедневна употреба.
• Проверки за съответствие, че тези контроли и процеси отговарят на задължителните стандарти.

Microsoft Purview предоставя единен подход в тези дисциплини на една платформа с възможности, които покриват нуждите от защита, управление и съответствие в ерата на ИИ.

Екипите по защитата използват инструменти за управление на данните, за да откриват чувствителна информация, да я класифицират, да контролират достъпа до нея и да наблюдават рисковете в облачните услуги, локалните системи, SaaS приложенията, крайните устройства и инструментите за ИИ. Тези технологии помагат на организациите да прилагат последователни мерки за защита в широка и често фрагментирана среда от данни.

Един ефективен набор от инструменти за управление на данните трябва да поддържа няколко основни функции:

Обе откриване на данни и класификация. Откривайте чувствителни данни в облачни, локални, SaaS и среди на ИИ, след което ги класифицирайте според степента на чувствителност и въздействието върху бизнеса.

Етикети за чувствителност и налагане на правила. Прилагайте ясни правила за достъпа, споделянето, съхранението и използването на данните.

Защита от загуба на данни (DLP). Откривайте и блокирайте рисковано прехвърляне на данни чрез електронна поща, крайни устройства, браузъри и облачни приложения.

Управление на вътрешен риск. Идентифицирайте поведението на потребителите, което може да изложи на риск чувствителни данни – било то чрез злоупотреба, небрежност или нарушаване на правилата.

Управление на положението на защитата на данни (DSPM). Непрекъснато оценявайте рисковете, свързани с данните, анализирайте пропуските в контролните механизми и проследявайте проблемите, свързани с използването на ИИ, прекомерното споделяне на информация и излагането на чувствителна информация.

Каталози с данни и бизнес речници. Осигурете последователност, като предоставите на екипите единен начин за описание, организиране и намиране на данни в цялата компания.

Автоматизацията и ИИ могат да намалят ръчния труд, като подпомагат:

• Класификация на чувствителните данни
• Откриване на рискови дейности
• Предложения за правила и актуализации на контролните мерки
• Постоянен преглед на рисковете от разкриване на данни и моделите на достъп

Тези възможности също така поддържат защита на данните с ИИ, като помагат на екипите да следят как се използват поверителните данни в работни потоци, управлявани от ИИ. По този начин екипите по защитата отделят по-малко време за ръчна проверка и повече време за подобряване на защитата и реагиране на рисковете.

Без подходящите инструменти е трудно да се проследи къде се съхраняват чувствителните данни, как са обозначени, кой има достъп до тях и как се прехвърлят между системите. С по-мощен набор от инструменти за управление екипите по защитата могат да прилагат по-последователни контролни мерки, да реагират по-бързо на възникнали проблеми и да осигуряват по-добър надзор в съвременните среди за данни.

Една ефективна програма за управление на данните дава най-добри резултати, когато екипите по защита, данни и съответствие споделят отговорността за начина, по който се борави с чувствителната информация. Ясната отговорност, практичните правила и редовният преглед помагат на организациите да намалят риска, като същевременно се адаптират към промените в технологиите, бизнес нуждите и нормативната уредба.

Управлението на данните не трябва да бъде възложено само на един екип. Ръководителите по защитата, отговорниците за данните, екипите по съответствие и изпълнителните спонсори играят важна роля при определянето на приоритетите, одобряването на правилата и оценката на риска. Съвместното управление спомага за съгласуването на управленските процеси както с бизнес целите, така и с изискванията за сигурност.

Не всички данни носят еднакъв риск. Една практична отправна точка е да се съсредоточим върху областите, в които популяризирането би имало най-голям ефект, като например:

• Данни за човешките ресурси
• Данни на клиента
• Финансови данни
• Интелектуална собственост

Започвайки с тези области, екипите могат да се насочат към най-чувствителната информация, преди да разширят обхвата на мерките за управление.

Правилата за управление трябва да съответстват на основните принципи за сигурност, по-специално на принципа „Zero Trust“ (нулево доверие) и принципа за минимални права. Това означава, че достъпът до чувствителни данни трябва да бъде ограничен, редовно преразглеждан и обвързан с ясна бизнес необходимост. правилата трябва също така да определят как се класифицират, споделят, съхраняват и контролират данните.

Ръчното управление може да бъде бавно и трудно за поддържане при голям мащаб. Автоматизацията може да бъде от полза, като подпомага:

• Откриване на данни
• Класификация
• Налагане на политики
• Постоянен преглед на моделите на достъп и ползване

Това предоставя на екипите по-уеднаквен начин за прилагане на контролни мерки в сложни среди.

Управлението трябва да се разглежда като постоянна функция за осигуряване на защитата, а не като еднократна настройка. Непрекъснатото наблюдение помага на екипите да откриват рискови модели в поведението на данните, да преглеждат одитната дейност и да установяват пропуски в контрола на по-ранен етап. Полезни сигнали могат да бъдат например регистрите от одити, информация за състоянието на защитата на данните и констатациите при инциденти.

Правилата за управление трябва да се преразглеждат и актуализират, когато организациите въвеждат нови облачни услуги, инструменти за ИИ и платформи за сътрудничество. Новите технологии често променят начина, по който се създават, споделят и ползват данните, което означава, че може да се наложи промяна и в правилата за управление.

Една ефективна програма за управление не се основава само на инструменти и правила. Това изисква също така култура на отговорно управление на данните и отчетност, при която екипите осъзнават своята роля в защитата на чувствителна информация и спазването на утвърдените практики.

Моделите за зрялост могат да помогнат на организациите да измерват напредъка, да идентифицират слабите места и да определят приоритети за подобрение. Те също така предоставят на ръководството по-ясна представа за това как се развиват усилията в областта на управлението с течение на времето.

Дори и добре планираните програми за управление на данните могат да се сблъскат с препятствия. Сред най-често срещаните проблеми са изолираните данни, ограничената прозрачност, недостигът на ресурси и съпротивата срещу промените. Тези проблеми могат да забавят напредъка, да създадат пропуски в положението на защитата и да затруднят екипите по защитата да прилагат последователни защити в цялата организация.

Изолирани данни

Чувствителната информация често се съхранява в различни системи, екипи и платформи. Когато данните са разпръснати, става по-трудно да се класифицират, защитят и наблюдават по единен начин.

Липсата на видимост

Много организации се сблъскват с трудности при установяването къде се съхраняват чувствителните данни, кой има достъп до тях и как те се прехвърлят между облачни услуги, крайни устройства, SaaS приложения и инструменти за ИИ. Без тази перспектива управлението на риска е по-трудно.

Ограничения на ресурсите

Работата по управлението може да забави ход, когато екипите не разполагат с достатъчно време, персонал или техническа поддръжка, за да поддържат актуални правилата, класификациите и прегледите.

Съпротива в организацията

Усилията за подобряване на управлението често налагат промени в начина, по който хората съхраняват, споделят и управляват информацията. Това може да доведе до конфликти, ако екипите възприемат управлението като допълнителен процес, а не като част от мерките за намаляване на риска.

Няколко целенасочени стъпки могат да спомогнат за напредъка на програмата:

• Започнете с домейни с високорискови данни, като например данни за човешки ресурси, финансови данни, клиенти или интелектуална собственост, вместо да се опитвате да управлявате всичко наведнъж.
• Най-напред подобрете видимостта, като определите къде се съхраняват поверителните данни и как се осъществява достъп до тях.
• Използвайте автоматизация, когато е възможно, за откриване, класифициране и налагане на правила, за да намалите ръчните усилия.
• Задайте ясна собственост в екипите за защита, данни и съответствие, така че решенията за управление да не се забавят.
• Преглеждайте и актуализирайте редовно правилата, тъй като услугите в облака, инструментите за ИИ и бизнес работните потоци се променят.
• Използвайте модели на погасяване, за да проследявате напредъка и да показвате лидерство, където е необходимо повече внимание или инвестиция.

Целта не е да се решат всички проблеми, свързани с управлението, наведнъж. Един последователен подход, насочен към прозрачност, споделена отговорност и реалистични подобрения, може с времето да направи управлението по-устойчиво и по-полезно за екипите по защитата.

Една програма за управление на данните, насочена към защитата, се нуждае от инструменти, които помагат на екипите да разберат данните си, да ги организират по ясен начин и да осигурят последователен контрол в цялата компания. „Управление на данни на Microsoft Purview“ предлага възможност за управление, анализ и контрол на данните чрез единен подход, като функциите са насочени към прозрачност, подбор и надеждност на данните.

С помощта на Управление на данни на Microsoft Purview“ организациите могат да улеснят прозрачността в разнородни каталози и източници на данни, да подпомагат отговорниците за данните по отношение на качеството и произхода на данните, както и да подобрят откриването и разбирането на данните в голям мащаб. Неговата среда за управление включва карта на данните за сканиране на активи и събиране на метаданни и унифициран каталог за търсене, организиране и управление на достъпа до данни.

За екипите за защита и съответствие едно по-добре управлявано свойство за данни може да улесни:

• Намирането на поверителни данни в разпределени среди.
• Подобряването на доверието в данните чрез информация за качество и произход.
• Поддръжката на използването на отговорни данни в сценарии за анализ и ИИ.
• Работата от по-единен изглед към нуждите от защита, управление и съответствие на данните.

Научете повече за установяването на корпоративно управление на данни за вашата организация с Управление на данни на Microsoft Purview.