Faurecia digitalise son dispositif d’onboarding pour placer l’humain au cœur du processus

Passer d’une « to do list » à une « expérience digitalisée »

Faurecia a toujours accordé énormément d’attention à l’accueil et l’intégration de ses nouveaux collaborateurs. La crise sanitaire et le travail à distance invitent le Groupe international à repenser son approche. « Avant la pandémie, nous étions équipés d’un fichier Excel listant toutes les étapes clés, les formations obligatoires, les rendez-vous… à réaliser au cours des six premiers mois du collaborateur chez Faurecia » indique Gaël Barjot, Directeur du Lab RH de Faurecia. La solution que nous avons imaginée répond d’une part à notre stratégie de digital workplace et d’autre part aux nouveaux modes de travail hybrides qui se sont imposés depuis deux ans. Nous avons donc imaginé un dispositif digital, intuitif, facile à utiliser et centralisant les actions et ressources utiles aux nouveaux collaborateurs. 

Nous voulions améliorer l’expérience vécue par nos nouveaux collaborateurs, la fluidifier, la rendre plus humaine et plus engageante, pour répondre au fort besoin d’accompagnement manifesté par certains collaborateurs et managers, en particulier depuis la crise covid ».

Les équipes RH, IT, Office 365, Azure, ainsi que les équipes de communication et de data protection planchent alors sur le développement d’une application nouvelle génération. L’outil collaboratif Teams, largement adopté par l’entreprise, apparaît comme la solution idéale pour répondre à ces enjeux. « Nous avons conçu une application qui s’intègre parfaitement dans l’environnement Microsoft Teams certes, mais surtout dans le quotidien de nos nouveaux collaborateurs » se réjouit Gaël Barjot.

Ressources centralisées et compagnon virtuel : utiliser Teams pour automatiser et améliorer l’expérience collaborateur

C’est alors le début de l’aventure « Welcome on Board », une solution installée sur tous les PC de l’entreprise et dorénavant unique point d’accès à l’onboarding. Avec cette application, les nouveaux arrivants profitent d’un parcours d’intégration pré-packagé. 

L’application regroupe des fonctionnalités utiles aux collaborateurs : tableaux de bord, pour suivre la progression tout au long de l’onboarding, « playlists » donnant accès à l’histoire et aux valeurs du groupe, aux engagements ainsi qu’à tous les documents de référence utilisés dans l’entreprise, applications business et RH, les sites Web internes et les portails de formation. Welcome on Board est en outre dotée d’un compagnon virtuel qui fonctionne avec un système de notifications personnalisées. « Cela nous permet d’émettre des recommandations de formations ciblées par exemple ou de mieux suivre le planning des activités à réaliser dans le cadre de l’onboarding » détaille Gaël Barjot. Pratique, ce compagnon est aussi là pour encourager le networking entre nouveaux collaborateurs.

D’une manière plus générale, Welcome on Board propose une expérience qui va au-delà de l’onboarding stricto sensu. Faurecia a par exemple imaginé un parcours certifiant de 21 modules qui balise toute la démarche d’intégration et inclut des actions comme s’abonner à la page LinkedIn de l’entreprise, suivre un webinar sur la stratégie du groupe ou s’informer sur les derniers projets et awards remportés.

Cerise sur le gâteau, Welcome on Board n’est pas réservée uniquement aux nouveaux arrivants : chaque collaborateur est libre de profiter des opportunités de l’application pour, entre autres, « suivre les activités du groupe, réseauter avec des collègues d’autres pays et entités, accéder à toutes les ressources mises à disposition. Tout cela contribue aussi à renforcer et l’engagement de nos collaborateurs ».

Les premiers bénéfices de Welcome On Board se font déjà sentir. « 100% de nos collaborateurs se sentent pris en charge, plus vite et mieux. Nos managers quant à eux consacrent plus de temps « de qualité » à leurs nouveaux collaborateurs. L'automatisation de certaines tâches permet également de renforcer notre culture de people development » observe Gaël Barjot. 

Pour Faurecia, le socle de la démarche est posé, place désormais au déploiement et aux évolutions qui seront nombreuses. Deux extensions sont déjà à l’étude, d’une part l’accostage avec les différents onboardings métiers (finance, achat, qualité…) et d’autre part le développement d’un pré-boarding automatisé permettant de préparer les futurs nouveaux collaborateurs avant leur intégration en suscitant l’engagement, commençant à décrypter le groupe, mais aussi en les sensibilisant à la culture Faurecia.  Selon Gaël Barjot, cette étape devrait aider le groupe à sécuriser les recrutements en impliquant les futures recrues en avance de phase : « il faut leur faire ressentir très vite qu’elles sont parties prenantes de l’entreprise ».

Plus tard, Faurecia pourrait exploiter les données collectées via Teams et ainsi capitaliser sur des signaux faibles qui permettront d’analyser les comportements des collaborateurs. L’onboarding est-il suffisamment pertinent ? Les collaborateurs se sentent-ils bien intégrés au projet d’entreprise ? Ont-ils besoin de plus d’accompagnement ? Autant d’indicateurs qui pourraient renforcer la dimension humaine que l’entreprise entend insuffler à sa démarche.