O que são ferramentas e software de automatização de fluxos de trabalho?

Definição de software de automatização de fluxos de trabalho

O software de automatização do fluxo de trabalho otimiza as tarefas tradicionalmente manuais e fastidiosas para ajudar as empresas a poupar tempo, reduzir o risco de erro humano e impulsionar a produtividade no local de trabalho. Ao automatizar processos, permite que as equipas se concentrem em projetos de maior impacto em vez de tarefas repetitivas e oferece visibilidade dos fluxos de trabalho para ajudar a identificar áreas de oportunidade.

A automatização de fluxos de trabalho ajuda as empresas a aperfeiçoar os respetivos processos de várias formas ao:

Automatizar e acionar tarefas.
Melhorar a eficiência e a produtividade.
Identificar áreas para melhorias de processos.
Gerir fluxos de trabalho e monitorizar o desempenho.
Configurar lembretes.
Manter equipas sincronizadas.
Recolher informações acionáveis.
Otimizar a utilização de recursos.

O software de automatização de fluxo de trabalho funciona com base em origens de dados e num conjunto de regras para manipular esses dados, imitando a inteligência humana. Estas ferramentas de fluxo de trabalho seguem tipicamente instruções "se/então", com base na regra "se A acontecer, faça B". Este sistema lógico baseado em regras define as ações que se devem seguir a um evento, o que poupa tempo e dinheiro, além de reduzir o risco de erros humanos.

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Tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho

Desde a introdução de dados até à criação de oportunidades potenciais e à gestão contabilística, as ferramentas de automatização do fluxo de trabalho são concebidas para reduzir o trabalho e otimizar os processos. Isto ajuda a maximizar o tempo e os recursos da empresa, permitindo que os colaboradores se concentrem em projetos de impacto elevado que, muitas vezes, requerem mais resolução de problemas e pensamento criativo - algo que nem o melhor software de automatização do fluxo de trabalho será capaz de substituir.

O software de automatização do fluxo de trabalho é uma peça-chave da gestão de processos empresariais (BPM) e existem várias ferramentas para otimizar as funções principais da sua organização e otimizar as tarefas manuais. Alguns tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho incluem:

Gestão de projetos

Talvez o tipo mais reconhecido de ferramenta de automatização do fluxo de trabalho, as aplicações de gestão de projetos ajudam a ligar pessoas, dados e outros recursos para otimizar processos. Estes tipos de ferramentas melhoram a colaboração e ajudam a definir, gerir e melhorar a entrega de trabalho em várias equipas. Ao manter a visibilidade do projeto elevada e a comunicação aberta, os processos acabam por ser executados de forma mais suave e eficiente.

Vendas e marketing

As ferramentas de fluxo de trabalho de vendas e marketing facilitam a gestão dos dados de clientes e potenciais clientes. As melhores aplicações utilizam análises incorporadas para ajudar a encontrar ineficiências e acelerar os processos em vários canais - desde o e-mail e SMS até às redes sociais. Estas ferramentas de automatização não se limitam a repetir sempre a mesma tarefa. Na verdade, muitas criam fluxos de trabalho para enviar conteúdos de marketing personalizados com base no comportamento dos clientes.

Suporte ao cliente

As ferramentas de fluxo de trabalho de apoio ao cliente ajudam a atribuir automaticamente os pedidos de assistência aos agentes, a enviar respostas automáticas a perguntas comuns e a identificar automaticamente os pedidos com base na pergunta enviada. Com a automatização do fluxo de trabalho do apoio ao cliente, as empresas podem resolver mais rapidamente os problemas dos clientes, libertando os agentes em tempo real para questões mais complicadas.

Finanças

As ferramentas de automatização do fluxo de trabalho financeiro ajudam as empresas a manter os processos financeiros organizados, em conformidade e consistentes. Estes tipos de fluxos de trabalho podem ajudar nas operações diárias, como aprovações de orçamentos, faturação, pedidos de compra e despesas e entradas contabilísticas.

Recursos humanos

As ferramentas de fluxo de trabalho nos recursos humanos ajudam a automatizar a documentação e a reduzir a supervisão administrativa, reduzindo o risco de erro e fornecendo um melhor suporte aos colaboradores. Este tipo de ferramentas pode ajudar na gestão de novos colaboradores, folhas de horas, publicações de vagas de emprego e pedidos de folga, oferecendo aos profissionais de RH mais tempo para se concentrarem em tarefas de elevado valor.

Como é que a automatização de fluxos de trabalho beneficia a sua organização?

Quer esteja a procurar automatizar processos em finanças, marketing ou TI, o software de automatização de fluxos de trabalho alivia o peso das tarefas manuais e poupa às empresas uma quantidade significativa de tempo, recursos e dinheiro. Estas ferramentas de fluxos de trabalho não só aceleram os processos da sua equipa, como também ajudam a libertar tempo para o trabalho mais importante e orientam a tomada de decisões futuras, funcionando como parte de uma solução mais abrangente de software de gestão de processos de negócio.

Benefícios das ferramentas de automatização de fluxos de trabalho

Menos erros

A introdução manual de dados é fastidiosa e cria margem para pequenos erros humanos que podem ter um grande impacto na sua organização, desde imprecisões contabilísticas a faturas incorretas. Por outro lado, o software de fluxos de trabalho utiliza dados centralizados em tempo real para executar tarefas administrativas e reduzir o risco de erros dispendiosos.
Processos simplificados

As ferramentas de automatização de fluxos de trabalho aumentam a visibilidade dos processos, reduzem os estrangulamentos e mantêm os projetos no caminho certo. Uma vez que as atribuições e as tarefas de seguimento podem ser atribuídas automaticamente, é mais fácil monitorizar e gerir o desempenho, o que minimiza atrasos no processo.
Produtividade melhorada

Quando as tarefas entediantes e manuais são automatizadas, as equipas têm mais tempo e recursos para se concentrarem em projetos de maior impacto. Muitas aplicações de automatização de fluxos de trabalho também melhoram a colaboração geral, pelo que se perde menos tempo a procurar informações, a solicitar aprovações ou em comunicações cíclicas de seguimento.
Melhor comunicação

Os fluxos de trabalho concebidos de forma clara e as notificações automatizadas ajudam os colaboradores a manterem-se em sintonia e a compreenderem as suas funções num projeto. Também facilita a colaboração multifuncional e melhora a responsabilização pelas tarefas, garantindo que todos estão a trabalhar para o mesmo objetivo.
Informações mais aprofundadas

Os relatórios em tempo real com melhor visualização são um dos principais benefícios da automatização do fluxo de trabalho. A utilização da análise de dados nos processos permite que as organizações recolham métricas de desempenho, identifiquem áreas de oportunidade e tomem decisões mais informadas sobre as respetivas operações.

Como escolher as melhores ferramentas de automatização de fluxos de trabalho para as necessidades da sua empresa

Ao escolher a melhor ferramenta de automatização do fluxo de trabalho para a sua organização, é importante analisar primeiro os seus processos atuais, identificar estrangulamentos e compreender quais as equipas que irão utilizar as ferramentas. Depois de compreender melhor as suas necessidades de negócio, procure as seguintes funcionalidades ao comparar diferentes soluções:

Uma interface de fácil utilização e navegação simples.
IA e aprendizagem automática para processamento inteligente de documentos (IDP).
Integrações simples com ferramentas de terceiros e as aplicações que utiliza todos os dias.
Fluxos de trabalho personalizáveis.
Operacionalidade com base na cloud.
Análise de dados e relatórios em tempo real.
Segurança avançada e proteção de dados.
Escalabilidade para necessidades de negócio em evolução.

Exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em utilização

O tempo gasto em processos simples como responder a e-mails, criar tarefas ou copiar dados de uma origem para outra pode acumular-se rapidamente. Mas, ao configurar fluxos de trabalho automatizados, as empresas podem aumentar drasticamente a eficiência e acrescentar valor às operações principais, desde marketing e finanças até recursos humanos.

Alguns exemplos de automatização de fluxos de trabalho em ação incluem:

Enviar seguimentos e respostas automatizados após um cliente preencher um formulário de contacto.
Enviar sequências de e-mail de desenvolvimento de oportunidades potenciais após um evento acionado.
Faturar automaticamente os pagamentos mensais aos clientes.
Criar SLAs para garantir respostas atempadas a problemas urgentes.
Reembolsar despesas de colaboradores.
Enviar lembretes para prazos e aprovações.
Atribuir automaticamente tarefas e projetos a membros da equipa.
Integrar novos colaboradores.
Aprovar pedidos de férias.

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Saiba mais

As ferramentas e o software de automatização de fluxos de trabalho simplificam tarefas tradicionalmente manuais e entediantes ao utilizar lógica baseada em regras, e ajudam as empresas a poupar tempo, reduzir o risco de erro humano e aumentar a produtividade no local de trabalho.
Existem vários tipos de ferramentas de automatização para otimizar as principais funções na sua organização e simplificar tarefas manuais. Estas incluem ferramentas de fluxos de trabalho para gestão de projetos, marketing e vendas, atendimento ao cliente, finanças e recursos humanos.
A automatização do fluxo de trabalho ajuda as empresas a poupar tempo, recursos e dinheiro. Os benefícios da automatização de fluxos de trabalho incluem menos erros de introdução de dados, processos simplificados, produtividade melhorada, melhor comunicação e colaboração, bem como informações de negócio mais aprofundadas.
O processamento inteligente de documentos utiliza IA e aprendizagem automática para processar documentos, extrair informações relevantes de dados não estruturados ou semiestruturados e transformá-los em formatos utilizáveis para outras aplicações ou análises empresariais. O processamento automatizado de documentos é uma versão simplificada deste processo. Captura, extrai e armazena dados ao convertê-los para um sistema de negócio interno ou uma folha de cálculo; no entanto, normalmente não envolve classificação, validação ou análise de documentos para uma aprendizagem mais aprofundada.
As ferramentas de automatização de fluxos de trabalho aumentam drasticamente a eficiência e voltam a gerar valor para as operações principais. Alguns exemplos de automatização de fluxos de trabalho em utilização incluem automatizar seguimentos e respostas, criar e atribuir tarefas, enviar faturas mensais ou até aprovar pedidos de férias.

O que são ferramentas de automatização do fluxo de trabalho?

Definição de software de automatização de fluxos de trabalho

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Tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho

Gestão de projetos

Vendas e marketing

Suporte ao cliente

Finanças

Recursos humanos

Como é que a automatização de fluxos de trabalho beneficia a sua organização?

Como escolher as melhores ferramentas de automatização de fluxos de trabalho para as necessidades da sua empresa

Exemplos de ferramentas de automatização de fluxos de trabalho em utilização

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Perguntas frequentes

O que são ferramentas e software de automatização do fluxo de trabalho?

Quais são os diferentes tipos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho?

De que forma a automatização do fluxo de trabalho beneficia a sua organização?

Qual é a diferença entre o processamento inteligente de documentos e o processamento automatizado de documentos?

Quais são alguns exemplos de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho em utilização?

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